Introductie:
Voor een FMCG-klant hebben wij een inkoopopdracht uitgevoerd die binnen 10 weken heeft geleid tot concrete inkoopresultaten: een helder en gevalideerd plan, inclusief een business case, hoe zij op korte termijn substantiële besparingen kunnen realiseren en hun inkoopfunctie verder kunnen ontwikkelen.
De Klant:
De klant levert dagverse producten aan de Retail en de Groothandel in heel Europa. Zij hebben diverse productielocaties in Europa met één verpakkingslocatie in Nederland van waaruit dagelijks de diverse distributiecentra in Europa worden beleverd.
De situatie:
De klant maakt een sterk groei door ondanks hevige concurrentie en een volatiele markt. Om deze voorsprong te behouden en kosten-efficiënt te kunnen blijven opereren heeft zij zich als doel gesteld om de inkoopfunctie verder te professionaliseren en besparingen te realiseren.
In de situatie zoals wij die aantroffen was er een inkoopafdeling die voornamelijk transsectioneel en op instigatie van de diverse afdelingen (ad-hoc) op zoek gingen naar de beste prijs voor specifieke producten en diensten. De grotere of meer strategische dossiers/contracten werden beheerd door de diverse leden van het directieteam. In dat geval bleef de rol van de inkoopafdeling beperkt tot het bestellen en afroepen van de goederen en diensten.
De Vraag:
De kernvraag van de klant is als volgt samen te vatten:
“Laat ons zien of, waar en hoe wij kosten kunnen besparen (TCO-benadering) zonder concessies te doen aan de kwaliteit, op een manier dat de ambitie van de organisatie wordt ondersteund (kosten-efficiënt opereren & verdere groei bewerkstelligen).
Kwantificeer het besparingspotentieel, ontwikkel een roadmap om deze besparingen te realiseren en draag substantieel bij aan de ontwikkeling van de inkoopafdeling en-functie”
De Aanpak
Met onze beproefde methode “Find it – Get it – Keep it” hebben wij deze vraag opgepakt en de opdracht tot een succes gemaakt. 4 consultants van DELPHI4 ware betrokken bij de opdracht en gaven leiding aan het programma met een multidisciplinaire vertegenwoordiging van de klant. Hieronder een korte toelichting.
Find-it, de onderzoeksfase
In deze fase hebben wij een data analyse uitgevoerd om inzicht te verschaffen in (i) de huidige kosten en (ii) de inkoopprocessen.
De gevalideerde kosten zijn onderverdeel naar inkoopcategorieën. Deze geven een beeld van de samenhang van de kosten en geven zicht in de huidige leveranciers en contracten. Middels workshops zijn de kosten gevalideerd en is de klant uitgedaagd met behulp van diverse methodieken om verbeteringen (kosten, processen en risico’s) te identificeren en te valideren.
Middels interviews zijn diverse stakeholders op een structurele wijze ondervraagd over de huidige inkoopprocessen. Onderwerpen zijn o.a. de inkoopvisie en -strategie, onderlinge samenwerking en de inzet van IT systemen. Van hieruit worden in workshops het huidige niveau van inkoopvolwassenheid en een realistisch ambitieniveau ontwikkeld voor de komende jaren.
Uitkomst van deze fase:
- Besparingen: Een gevalideerd besparingspotentieel van 8-10%
- Professionaliseren van de inkoopfunctie: Op een 5 puntsschaal was de organisatie gepositioneerd tussen niveau 1 en 2. Het ambitieniveau is uitgesproken voor niveau 3+.
- De doorlooptijd van deze fase was circa 7 weken, dus ruimschoots binnen de 10!
Get-it, de realisatiefase
Op basis van een opportuniteiten matrix en is een overwogen keuze gemaakt welke inkoopcategorieën en/of inkoopdossiers als eerste worden opgepakt. Een juiste balans is gevonden tussen de quick wins en de categorieën die een grotere inspanning vergen, maar daar staat ook een grotere besparing tegenover. De belangrijkste kenmerken van deze aanpak laat zich als volgt schetsen:
- De aanpak van de inkoopcategorieën is multidisciplinair. Hierdoor wordt meteen invulling gegeven aan de ontwikkeling van de inkoopfunctie. Immers, een holistische aanpak op basis van een robuust proces stelt de medewerkers van de klant in staat om zich de nieuwe manier van werken in de praktijk eigen te maken. Anderzijds vergroot dat het draagvlak voor verandering en maximaliseert deze wijze het resultaat doordat alle belangen worden bediend.
- De overwegingen zijn op basis van TCO (Total Cost of Ownership). Er wordt niet enkel meer gekeken naar de prijs, maar ook naar andere cost-drivers zoals voorraad houden, afval- en CO2 reductie, beperkingen van handling en/of (intern-)transport etc.
- Leveranciersselectie vindt plaats middels het 7-stappen inkoopproces. Bepalende elementen hierin zijn (i) de ontwikkeling van een lange termijn sourcing strategie (specificaties, behoefte, marktanalyse), (ii) leveranciersselectie middels een robuust RFI/RFP proces en uiteindelijk (iii) het selecteren en contracteren van de leverancier(s).
Afb. 3: De opportuniteitenmatrix
Afb. 4: Het 7-Stappen Inkoopproces
Keep-it, de overdracht en de borging
De governance is gedurende de gehele opdracht op een pragmatische wijze ingericht. Frequent, in dit geval tweewekelijks, werd de stuurgroep geïnformeerd over de voortgang en werden de behaalde resultaten afgetekend en vastgelegd in een savingstracker. De verwachtingen van de initiële business case zijn ruimschoots overtroffen: Circa 14% besparingen gerealiseerd versus de 8-10% die initieel was geprognotiseerd. Samenvattend, de resultaten van het gehele programma:
- 14% Besparingen gerealiseerd. Een over-prestatie van ongeveer 50% t.o.v. de initiële business case van 8-10%.
- Methodologieën, templates e.d. overgedragen aan de klant
- Dossiers op een structurele wijze gedocumenteerd en overgedragen
- Aanbevelingen gedaan voor vervolg
- De klant heeft besloten een inkoopmanager te werven, een functie die niet bestond bij aanvang van de opdracht.
Afb. 5: Kraljic, leverancierssegmentatie van inkoopportfolio
Afb. 6: De Savingstracker